Im Handwerk nimmt die Angebotserstellung oft viel Zeit in Anspruch: Nach einem Kundengespräch werden Details manuell erfasst, Material- und Arbeitskosten berechnet und schließlich ein formatiertes Angebot erstellt. Wir haben einen Prototypen entwickelt, mit dem Handwerksbetriebe über einen Sprachassistenten alle relevanten Informationen aufnehmen und daraus automatisch ein vollständiges Angebotsdokument erzeugen können.
Motivation
Viele Betriebe verfügen nicht ständig über frei verfügbare Mitarbeitende, um Anfragen sofort zu bearbeiten. Telefonate ohne strukturierte Vorlage führen dazu, dass wichtige Details vergessen oder falsch notiert werden. Ein Sprachassistent standardisiert den Prozess: Statt handschriftlicher Notizen oder starrer Formulare genügt eine natürliche Unterhaltung, in der sämtliche benötigten Parameter abgefragt werden. Dadurch sinkt der Aufwand für die Datenerfassung, und kein Angebot geht verloren, nur weil gerade niemand im Büro erreichbar ist.
Unser Prototyp auf abstrakter Ebene
- Sprachaufnahme
Der Handwerker startet per App oder Webinterface eine Gesprächssitzung mit dem Sprachassistenten und erfasst gemeinsam mit dem Kunden alle gewünschten Leistungen – etwa Sanitärinstallation, Elektroarbeiten oder Malerarbeiten. - Sprachverarbeitung
Ein KI-Modell erkennt in Echtzeit, um welche Art von Auftrag es sich handelt, und extrahiert alle wesentlichen Informationen wie Raumgröße, Materialwunsch und Terminvorgaben. - Automatisierte Kalkulation
Die erfassten Daten werden an eine Kalkulationslogik übergeben, die auf hinterlegten Materialpreisen und Lohnsätzen basiert. Die Kosten werden direkt berechnet, basierend auf Standardwerten und gegebenenfalls historischen Auftragsdaten. - Angebotserzeugung
Anschließend erzeugt der Assistent ein vollständig formatiertes Angebotsdokument (PDF). Dieses enthält alle rechtlich nötigen Angaben sowie ein detailliertes Leistungsverzeichnis und kann direkt per E-Mail an den Kunden gesendet werden.
Auf diese Weise entfällt die manuelle Übertragung in Office-Vorlagen oder ERP-Systeme. Mitarbeitende können sich auf die Ausführung der Aufträge konzentrieren, während der Assistent die Datenerfassung und Erstkalkulation übernimmt.
Potenziale und Ausblick
- Effizienzsteigerung: Mitarbeitende müssen nicht länger alle Details handschriftlich notieren. Standardisierte Rückfragen im Dialog verhindern Fehlangaben, und die Kalkulation erfolgt konsistent nach definierten Regeln.
- Schnellere Angebotserstellung: Kunden erhalten noch im persönlichen Gespräch ein vorläufiges Angebot, was die Entscheidungsfindung beschleunigt und die Abschlussrate erhöhen kann.
- Integration in bestehende Systeme: In einer nächsten Ausbaustufe kann der Sprachassistent direkt mit Lager- und Einkaufssystemen verbunden werden. Verfügbare Materialbestände und Lieferzeiten würden automatisch abgeglichen, sodass die Kalkulation noch genauer ausfällt.
- Datenbasierte Optimierung: Aus den gesammelten Auftragsdaten lassen sich langfristig Erkenntnisse über saisonale Schwankungen, häufig nachgefragte Leistungen oder regionale Besonderheiten gewinnen. Diese Informationen können für Marketingmaßnahmen oder Personalplanung genutzt werden.
- Erweiterte Servicefunktionen: Neben der reinen Angebotserstellung könnte derselbe Assistent künftig auch einfache Supportanfragen beantworten oder Serviceaufträge entgegennehmen. In Kombination mit mobilen Assistenztools für Monteure ließen sich Reparaturanleitungen oder Montagehinweise direkt in Echtzeit abrufen.
Fazit
Unser Prototyp zeigt, wie ein Sprachassistent Handwerksbetriebe bei der Angebotserstellung unterstützen kann: Durch natürliche Spracherfassung, automatische Kalkulation und schnelle Dokumentenerstellung werden Routineaufgaben ausgelagert. Das Ergebnis sind weniger Verwaltungsaufwand, höhere Termintreue und eine verbesserte Kundenzufriedenheit. Die einfache Handhabung per Sprache sorgt dafür, dass auch Betriebe ohne spezielle IT-Abteilung schnell von dieser Technologie profitieren können.