Der Arbeitstag ist vorbei. Der Laptop ist zugeklappt, doch die Gedanken kreisen weiter: Habe ich die E-Mail schon beantwortet? Ist die Rechnung bereits freigegeben? Und wollte ich nicht noch den Kunden zurückrufen?
Viele Menschen kennen dieses Phänomen. Obwohl die eigentliche Arbeit beendet ist, beschäftigen offene Aufgaben den Geist weiter. Aus psychologischer Sicht ist das kein Zeichen mangelnder Organisation, sondern Ausdruck eines gut untersuchten Mechanismus unserer Informationsverarbeitung: des Zeigarnik-Effekts.
Er liefert eine Erklärung dafür, warum unerledigte Aufgaben unsere Aufmerksamkeit so hartnäckig binden, und warum gut gestaltete, automatisierte Prozesse weit mehr bewirken können als reine Zeitersparnis.
Der Zeigarnik-Effekt: Warum Unvollendetes im Gedächtnis bleibt
Benannt ist der Effekt nach der russischen Psychologin Bluma Zeigarnik, die ihn in den 1920er-Jahren erstmals wissenschaftlich untersuchte. Ausgangspunkt war eine alltägliche Beobachtung: Kellner konnten sich offene Bestellungen erstaunlich gut merken, abgeschlossene hingegen oft nicht mehr (Zeigarnik, 1927).
In ihren Experimenten zeigte Zeigarnik (1927), dass sich Versuchspersonen an unterbrochene oder unvollendete Aufgaben besser erinnerten als an vollständig abgeschlossene. Sie erklärte dies damit, dass offene Handlungen einen Spannungszustand erzeugen, der erst mit ihrem Abschluss aufgelöst wird.
Auch wenn die ursprüngliche Erklärung heute differenzierter betrachtet wird, gilt die Grundidee weiterhin als gut belegt. Neuere Forschung zeigt, dass unerledigte Ziele leichter ins Bewusstsein zurückkehren und mentale Ressourcen binden können, insbesondere dann, wenn unklar ist, wann oder wie sie abgeschlossen werden (MacLeod, 2020). Interessanterweise weisen Studien außerdem darauf hin, dass bereits das Erstellen eines konkreten Plans zur Bearbeitung einer Aufgabe ihre gedankliche Präsenz reduzieren kann (Masicampo & Baumeister, 2011).
Warum kleine Aufgaben so belastend sein können
Im Arbeitsalltag sind es häufig nicht die großen Projekte, die unsere Aufmerksamkeit beanspruchen, sondern die Vielzahl kleiner, unvollständiger Aufgaben:
- eine E-Mail, die noch beantwortet werden muss,
- eine Rechnung, die auf Freigabe wartet,
- ein Formular, das noch weitergeleitet werden soll,
- eine Kundenanfrage, für die noch Informationen fehlen.
Jede dieser Aufgaben mag für sich genommen nur wenige Minuten in Anspruch nehmen. In ihrer Summe können sie jedoch eine erhebliche mentale Belastung erzeugen.
Die Arbeits- und Organisationspsychologie spricht in diesem Zusammenhang von kognitiver Belastung (Cognitive Load). Unsere Fähigkeit, Informationen gleichzeitig aktiv zu verarbeiten, ist begrenzt (Baddeley, 1992). Offene Aufgaben konkurrieren um diese begrenzten Ressourcen und erschweren es, sich vollständig auf eine aktuelle Tätigkeit zu konzentrieren. Das kann sich in Konzentrationsproblemen, erhöhter Ablenkbarkeit oder dem Gefühl äußern, ständig an etwas denken zu müssen.
Warum To-do-Listen nicht immer ausreichen
Viele Menschen versuchen, dieser Belastung mit To-do-Listen oder digitalen Erinnerungen zu begegnen. Solche Strategien können helfen, sie lösen das Problem jedoch nicht immer vollständig.
Denn häufig besteht die eigentliche Herausforderung nicht darin, Aufgaben zu erinnern, sondern ihren Bearbeitungsstand im Blick zu behalten.
Ist die Freigabe inzwischen erfolgt? Hat der Kunde bereits geantwortet? Muss ich noch einmal nachfragen? Ist der nächste Prozessschritt bereits angestoßen?
Solange diese Fragen offenbleiben, entstehen immer wieder neue Kontrollschleifen. Aufmerksamkeit wird nicht nur für die eigentliche Aufgabe benötigt, sondern auch für ihre Überwachung.
Automatisierung als Form kognitiver Entlastung
An dieser Stelle kann Automatisierung einen entscheidenden Beitrag leisten.
Werden wiederkehrende Abläufe zuverlässig automatisiert, entfällt ein großer Teil der mentalen Überwachung. Erinnerungen werden automatisch versendet, Dokumente an die zuständige Person weitergeleitet oder Statusänderungen selbstständig ausgelöst. Mitarbeitende müssen diese Zwischenschritte nicht mehr aktiv im Gedächtnis behalten oder regelmäßig überprüfen.
Das bedeutet vor allem eins: kognitive Entlastung. Indem Routinetätigkeiten ausgelagert werden, werden begrenzte kognitive Ressourcen geschont und stehen für anspruchsvollere Aufgaben zur Verfügung.
Automatisierung übernimmt dabei nicht die Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen, Kreativität oder soziale Kompetenzen erfordern. Sie reduziert vielmehr den Aufwand für wiederkehrende Routinen und organisatorische Zwischenschritte, die Aufmerksamkeit binden, ohne einen entsprechenden Mehrwert zu schaffen.
Mehr mentale Kapazität für das Wesentliche
Die Vorteile automatisierter Prozesse lassen sich daher nicht allein an eingesparter Zeit messen.
Mindestens ebenso wichtig ist die Entlastung begrenzter mentaler Ressourcen. Wenn weniger offene Routinen Aufmerksamkeit beanspruchen, bleibt mehr Kapazität für komplexe Entscheidungen, kreative Problemlösungen oder den Austausch mit Kundinnen, Kunden und Kolleginnen und Kollegen.
Automatisierung verändert damit nicht nur Arbeitsabläufe. Sie verändert auch die Art und Weise, wie Menschen ihre Arbeit erleben: mit weniger Unterbrechungen, weniger gedanklichen „offenen Schleifen“ und größerer Konzentration auf wertschöpfende Tätigkeiten.
Fazit
Der Zeigarnik-Effekt macht deutlich, dass unerledigte Aufgaben weit über ihren tatsächlichen Arbeitsaufwand hinauswirken können. Solange sie offenbleiben, binden sie Aufmerksamkeit und beanspruchen mentale Ressourcen.
Automatisierung kann hier einen wichtigen Beitrag leisten. Indem wiederkehrende Prozesse zuverlässig im Hintergrund ablaufen, reduziert sie die Anzahl offener Kontroll- und Organisationsaufgaben. Das spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch mentale Entlastung.
Gerade in einer Arbeitswelt, die von Informationsflut, Unterbrechungen und zunehmender Komplexität geprägt ist, kann dies ein entscheidender Faktor sein: weniger kognitive Belastung und mehr Freiraum für die Aufgaben, bei denen menschliche Fähigkeiten wirklich den Unterschied machen.
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Literatur
Baddeley, A. D. (1992). Working memory. Science, 255(5044), 556–559. https://doi.org/10.1126/science.1736359
MacLeod, C. M. (2020). Zeigarnik and von Restorff: The memory effects and the stories behind them. Memory & Cognition, 48, 1073–1088. https://doi.org/10.3758/s13421-020-01033-5
Masicampo, E. J., & Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667–683. https://doi.org/10.1037/a0024192
Zeigarnik, B. (1927). Über das Behalten erledigter und unerledigter Handlungen. Psychologische Forschung, 9, 1–85. https://doi.org/10.1007/BF02409755
